Outlookでアドレス帳をグループ分けするメリット
メールソフト・Outlookで宛先をアドレス帳に登録している方は多くいらっしゃるかと思いますが、アドレス帳の登録数が多くなってくると管理に困りますよね。そこで、グループを作成してグループ分けを行うことで、簡単にアドレス帳の整理ができますよ。
また、アドレス帳のエクスポート時にもグループ情報を保ってエクスポートすることができます。この記事では、Outlookでアドレス帳をグループ分けする方法をご紹介していきます。
Outlookでアドレス帳をグループ分けする方法
Outlookを起動したらホームタブの「新しいアイテム」をクリックしてメニューを開き、「その他のアイテム」にマウスカーソルを乗せましょう。
サブメニューが表示されるので、「連絡先グループ」をクリックしましょう。
連絡先グループの編集ウィンドウが表示されるので、名前欄にグループ名を入力しましょう。
次に、リボンメニューの「メンバー」から「メンバーの追加」をクリックして表示されるメニューの「アドレス帳から」をクリックしましょう。
「メンバーの選択」ウィンドウが表示されるので、グループに追加したい連絡先をクリックして選択していきましょう。「Ctrlキー+左クリック」で複数選択することも可能です。メンバーの選択が完了したら、「OK」をクリックしましょう。
連絡先グループの編集ウィンドウに戻るので、リボンメニューの「アクション」から「保存して閉じる」をクリックしましょう。
先程作成したグループが連絡先に入っているかどうか確認して、入っていればOKです。これで、グループ分けを行うことができました。グループを作成したあとにグループにメンバーを追加したくなった場合は、グループ名をクリックしましょう。
連絡先グループの編集ウィンドウが開くので、リボンメニューの「メンバー」から「メンバーの追加」をクリックして表示されるメニューの「アドレス帳から」をクリックしてメンバーの選択から追加することができます。
グループに登録したメンバーを削除したい場合は、メンバーを選択したらリボンメニューの「メンバー」から「メンバーの削除」ボタンをクリックしましょう。これでメンバーをグループから削除することができます。