Outlookで目的のメールを素早く検索したい
メールソフト・Microsoft Outlookで目的のメールを素早く検索したいと思ったことはありませんか？検索のコツを覚えておくことで、素早くメールが検索できますよ。この記事では、Outlookで目的のメールを素早く検索するコツをご紹介していきます。
Outlookで目的のメールを素早く検索するコツ
基本的な検索方法
それでは、Outlookで目的のメールを素早く検索するコツを説明していきます。まずは、基本的な検索方法から説明します。ウィンドウ上部の検索ボックスをクリックしたら、検索したいキーワードを入力してEnterキーを押しましょう。
これで、対象のキーワードがタイトル及び本文に含まれているメールを検索することができますよ。対象のキーワードにはマーカーが付いて、強調表示されます。
検索結果のマーカーの色を変更する
マーカーの色を変更するには「検索」タブをクリックしてリボンメニューを開き、「オプション」項目の「検索ツール」をクリックして表示されるメニューの「検索オプション」をクリックしましょう。
「Outlookのオプション」ダイアログボックスが開き、「検索」項目一覧が表示された状態になります。「強調表示の色」プルダウンメニューをクリックして表示されるカラーパレットから、色を変更することができますよ。変更したら、「OK」をクリックして適用しましょう。
複数のキーワードを使用する
検索で使用するキーワードは、複数指定することも可能です。キーワードの間は、半角スペースで空けましょう。画像の例では「windows」と「surface」と入力することで、この2つのキーワードが存在するメールのみを検索結果に表示することができました。
条件を指定して検索する
「検索」タブの「絞り込み」項目に表示されている各種ボタンをクリックすることで、条件を指定して検索を行うことができます。
絞り込める項目は「差出人」・「件名」・「添付ファイルあり」・「分類項目あり」・「宛先」・「未読」・「フラグあり」・「重要」・「詳細」となっています。上記の例では「差出人」をクリックしており、検索ボックスに「差出人："差出人名"」と表示されていることが確認できますね。「差出人名」の部分が選択されており、そのまま差出人名を入力してEnterキーを押せば対象の差出人のメールが検索結果に表示されますよ。
検索フォルダを作成する
多用する検索キーワードがある場合は、あらかじめ検索フォルダーを作成しておくのもおすすめです。フォルダツリーの「検索フォルダー」を右クリックして、表示される「新しい検索フォルダー」をクリックしましょう。
「新しい検索フォルダー」のダイアログボックスが表示されるので、「検索フォルダーを選択してください」項目一覧から「カスタム検索フォルダーを作成する」を選択して「検索フォルダーのカスタマイズ」項目の「選択」をクリックしましょう。
「検索フォルダーのカスタマイズ」ダイアログボックスが表示されるので、「名前」欄にフォルダ名を入力してから「条件」をクリックしましょう。
「検索フォルダーの条件」ダイアログボックスが表示されるので、「メッセージ」タブから条件を指定して「OK」をクリックしましょう。あとは「OK」をクリックして、残りのダイアログボックスも「OK」をクリックして設定を反映させましょう。
これで、設定した条件の検索フォルダが作成されますよ。