Outlookでメールボックスの容量がいっぱいになった
メールソフト・Microsoft Outlookを使用していて、メールボックスの容量がいっぱいになったことはありませんか？Outlookのメールボックスの容量が制限まで到達してしまうと、メールの受信・送信ができなくなってしまうため、普段からメールボックスの容量には気を配る必要があります。
もしメールボックスの容量がいっぱいになってしまったら、プランを見直す・不要なメールを削除する・オンラインアーカイブに移動するなどの方法でメールボックスの空き容量を確保しましょう。この記事では、Outlookでメールボックスの容量がいっぱいになった場合の対処法をご紹介していきます。
Outlookでメールボックスの容量がいっぱいになった場合の対処法
プランごとの容量制限
Outlookのメールボックスの容量ですが、契約しているプランによって制限が違う点に注意しましょう。ここでは、送信不可になる容量制限を説明します。使用しているプランを変更することで、メールボックスの容量を増やすこともできますよ。
- 無料プラン：14.8GB
- Microsoft365 Business Basic：49.5GB
- Microsoft365 Business Standard：49.5GB
- Office 365 E1：49.5GB
- Office 365 E3：99GB
- Office 365 E5：99GB
メールボックスの容量の確認方法
今使用しているメールボックスの容量の確認をするには、ウィンドウ左上の「ファイル」タブをクリックしましょう。
アカウント情報画面が表示されるので、「メールボックスの設定」のグラフを見ることで使用容量が確認できますよ。容量の内訳を知りたい場合は、「ツール」ボタンをクリックしてメニューの「メールボックスの整理」をクリックしましょう。
「メールボックスの整理」ウィンドウが表示されるので、「メールボックスのサイズを表示」をクリックしましょう。これで、メールボックスの容量の内訳を確認することができますよ。
メールボックスの整理を行う
「メールボックスの整理」からは、メールボックスのサイズを確認するだけでなく不要なメールの削除を行うことも可能です。「次の日付より古いアイテムを検索する」・「次のサイズより大きいアイテムを検索する」から古い日付のメールや大きい容量のメールを検索して、該当するメールを削除して整理することが可能です。
削除したメールは「削除済みアイテム」フォルダーに移動して一定期間後に削除されますが、すぐに削除したい場合は「メールボックスの整理」ウィンドウから「空にする」ボタンをクリックして削除済みアイテムフォルダーを空にすることができますよ。
またメールボックス内で競合しているアイテムがある場合は、「競合アイテムのサイズを表示」からファイルサイズを確認してみましょう。もしファイルサイズが大きい場合は、「削除」ボタンから競合しているアイテムを削除することも可能です。
メールをオンラインアーカイブに移動する
Office365・Microsoft365のユーザーで管理者がオンラインアーカイブ機能を設定していれば、Outlookでオンラインアーカイブ機能を使用することができますよ。オンラインアーカイブとは、その名の通りオンライン上でメールをアーカイブ化して保存することのできる機能です。
メールボックスの容量を減らしたいけど重要なメールばかりで削除はできない…という場合は、このオンラインアーカイブにメールを移動することで容量を確保することができますよ。オンラインアーカイブの使い方は下記リンク先の記事にてご紹介していますので、併せてご覧ください。