SharePointのリストとは？
Microsoft SharePointには、「リスト」機能が用意されています。リストとは、Excelのテーブルのように書くデータの確認や編集を行うことのできる機能です。簡単にいえば「リスト」という単語そのままの意味で、記載された情報を共有することができる機能です。
SharePointのリストの活用例
SharePointのリストの活用例としては、タスクリストを作成して情報を共有する・Q&Aリストを作成して問題を共有するといった使い方が一般的です。データの共有をしたいというものに対してリストを活用するといいでしょう。
SharePointのリストの使い方
それでは、SharePointのリストの使い方を説明します。まずはリストを作成しましょう。リストを作成したいサイトで「新規」をクリックして、メニューの「リスト」をクリックしましょう。
「リストを作成」画面が表示されます。新規にリストを作成する場合は「空白のリスト」・Excelから作成するには「Excelから」・既存のリストを使用する場合は「既存のリストから」をクリックしましょう。またテンプレートも用意されているので、目的に合ったテンプレートを使用してもOKです。
リスト名の入力画面が表示されるので、「名前」入力欄にリスト名を入力してから「作成」ボタンをクリックしましょう。
これで、リストが作成されます。リストが作成されたら、早速アイテムを追加していきましょう。「新規」ボタンをクリックします。
「新しいアイテム」画面が表示されるので、「タイトル」にアイテムの名前を入力して「保存」をクリックしましょう。
これで、リストにアイテムが作成されます。リスト内のアイテムにコメントを入力するには、マウスオーバーした際に表示されるコメントボタンをクリックしましょう。
右ペインにアイテムの詳細とコメントの入力欄が表示されるので、「@メンションまたはコメント」入力欄にコメントを入力して送信しましょう。これで、リストのアイテムに対してコメントを残すことができます。メンションを入力すればユーザーを指定することもできます。
また、リスト名を後から変更したい場合はリスト名をクリックしましょう。
「名前の変更」ウィンドウが表示されるので、入力欄に新しい名前を入力したら「保存」をクリックしましょう。これで、リストの名前を変更することができます。
リストに様々な列をカスタムして追加したい場合は、「列の追加」ボタンをクリックしましょう。メニューが表示されるので、追加したい項目をクリックしましょう。この例では、「1行テキスト」を選択しています。
右ペインに「列の作成」が表示されるので、「名前」入力欄に項目の名前を入力してから「保存」をクリックしましょう。
これで、リスト内に項目を追加することができますよ。項目を記入するには、対象のアイテムの編集画面の各項目の入力欄に記入していきましょう。
このように各項目を追加することで、管理や検索が行いやすくなりますよ。
また、作成したリストは画面上部メニューバーの「エクスポート」から「Excelにエクスポート」か「CSVにエクスポート」でエクスポートを行うことができます。オフラインで編集を行いたい場合や現在のリストを元にして新しいリストを作成したい場合に、エクスポートを行いましょう。
各アイテムの追加や変更があった場合に通知を行いたい場合は、「…」をクリックしてメニューの「通知」をクリックしましょう。
「アイテムが変更されたときに通知」画面が表示されるので、通知の送信先や配信方法・通知の対象を設定して「OK」をクリックすることで通知を設定できますよ。