Outlookでメールのテンプレートを利用するメリット
Microsoft Officeのメールソフト・Outlookのバージョンが2010以降のものでは、「クイック操作」機能が追加されています。クイック操作機能を使うことで、Outlook上での各種操作をショートカットとして用意することができますよ。
このクイック操作を利用することで、メールのひな形…テンプレートを作成するといったことも可能です。Outlookではメールに署名などの情報を付与することが可能ですが、例えばAさんにはAさん用の本文を、BさんにはBさんようの本文を用意したいという場合には署名を用意するだけでは手間がかかってしまいますよね。そこで、メールの宛先・件名・本文を入力してあるテンプレートを作成しておくことで、そういった手間を極力減らして作業効率を上げることができますよ。
この記事では、Outlookでメールのテンプレートの作成と呼び出しの方法をご紹介していきます。
Outlookでメールのテンプレートの作成と呼び出しの方法
Outlookでメールのテンプレートを作成する方法
それでは、Outlookでメールのテンプレートを作成する方法を説明します。
まずは「ホーム」タブを開き、リボンメニューの「クイック操作」項目にある「新規作成」をクリックしましょう。
「クイック操作の編集」ウィンドウが表示されるので、「名前」にテンプレート名を入力しましょう。次に「アクションの選択」のプルダウンメニューをクリックして、返信項目の「メッセージの作成」を選択します。
「メッセージの作成」を選択するとプルダウンメニューの下に宛先入力欄が表示されます。「宛先」ボタンからアドレス帳を開いてメールアドレスを選択するか、直接メールアドレスを入力欄に入力しましょう。
宛先入力欄の下にある「オプションの表示」をクリックすると、折りたたまれている設定項目が表示されます。ここではCC・BCCの追加や件名・本文の入力を行うことができます。特に本文は定型文を用意しておくことで、入力を大幅に減らすことができるので重要です。必要な項目へ入力を行ったら、「完了」ボタンをクリックすることでテンプレートの作成は完了です。
作成されたテンプレートは、「ホーム」タブ内リボンメニューの「クイック操作」項目に追加されます。
上記の操作はメールの転送でも行うことが可能なので、すぐにメールを共有するといったことも可能ですよ。このようにテンプレートを複数作成しておくことで、必要なケースに合わせて決まったテンプレートを利用することができるようになります。
作成したメールのテンプレートの呼び出しを行う方法
作成したメールのテンプレートの呼び出しを行う方法ですが、「ホーム」タブ内リボンメニューの「クイック操作」項目から登録したテンプレートをクリックしましょう。
すると、すぐにテンプレートで登録したメール作成ウィンドウが表示されます。あとは宛先・件名・本文を追加してメールを送信しましょう。
クイック操作を用意できるもの
クイック操作ではテンプレートを作成する以外にも、様々な操作を設定することができます。利用したい操作がある場合は、クイック操作を登録しておくと便利ですよ。下記に操作できる項目の一例をご紹介します。
- フォルダーへ移動、フォルダーへコピー：メールを移動・コピーする
- メッセージの削除、メッセージを完全に削除：メールを削除する
- 開封済みにする、未開封にする：メールをそれぞれ既読・未読にする
- 重要度の設定：メールの重要度を変更する
- メッセージを分類、分類のクリア：メールの分類を設定する
- メッセージにフラグを設定、メッセージのフラグをクリア：フラグ付与とクリアを行う
- 進捗状況を完了する：チェックを付ける
- 添付ファイルを追加したタスクを作成、メッセージテキストを追加したタスクを作成：添付ファイルとテキストを用意したタスクを作成する