2021年03月29日

Wordのアウトライン機能の使い方を紹介！

Wordにはアウトライン機能が用意されており、アウトライン機能を使えば簡単に文章を整形することができます。今回は、文章の並び替え・整形などに役立つWordのアウトライン機能について、使いこなすためのテクニックを紹介していきます。

Wordのアウトライン機能とは？

Word(ワード)にはアウトライン機能が用意されています。

アウトライン機能とはドキュメントの文章を見出しや段落ごとにブロック化する機能で、プレゼン前に文章の順番を整える際などに役立ちます。

アウトライン機能は、節の順番を入れ替えたいときなどに便利で、見出しのレベルの変更・本文の移動などを直感的に行なえます。

わざわざコピーペーストしたり見出しのスタイルの書式設定を変更する必要もないため、手軽に利用できます。

一定のレベル以下の見出し・文章を非表示にするということも可能であり、中見出しまでは表示するが、小見出し以下の本文を一時的に非表示にするという使い方も可能です。

簡単にWordのアウトライン機能を使ってみましょう。

最初はアウトラインを表示できていないので、まずは表示設定の切り替え方法から見ていきましょう。

[表示]タブに切り替えます。

リボンメニューやや左にある[アウトライン]をクリックします。

クリックするとアウトラインモードに切り替わり、本文の並び替えなどのアウトライン操作ができるようになります。

アウトラインモードを解除したい場合は、[印刷レイアウト]を押すことで解除可能です。

ここから先の使い方は、全てアウトラインモードが有効化されている状態で行う操作です。

アウトラインモードでは見出しレベルの変更が簡単です。

レベルを変更したい見出しを選択しておきます。

その状態で左上の[レベル○]を変更してください。

これだけで見出しレベルが変更されます。中見出し・小見出しへの変更は一瞬で完了するでしょう。

本文の並び替えを行いたい場合、各項目の左側にある丸いアイコンをドラッグすることで移動できます。

見出しをドラッグした場合、その見出しに含まれる本文などがまとめて移動されます。

章・節の順番変更するときはこの方法を使うといいでしょう。

ドキュメントに含まれる文章量が多すぎて、一定のレベル以下の見出しおよびその見出しに含まれる本文を非表示にしたい場合があるでしょう。

そういうときは、「レベルの表示」で表示するレベルを指定するようにしてください。

レベルを指定すると本文と指定したレベル未満のレベルの見出しが非表示になり、編集しやすい状態になります。

もとに戻したい場合は「レベルの表示」を[すべてのレベル]に変更するようにしてください。

アウトラインの並び替えをとにかく効率的に行うならナビゲーションウィンドウは欠かせません。

ナビゲーションウィンドウは、見出しや各段落の本文がコンパクトにまとめられた目次のような画面で、ナビゲーションウィンドウの項目をドラッグするだけで見出しや本文の整理・並び替えが行なえます。

ナビゲーションウィンドウはデフォルトで非表示になっていますが、リボンメニューを[表示]に切り替えて、[表示]->[ナビゲーションウィンドウ]にチェックを入れると、ドキュメントの左側にナビゲーションウィンドウが表示されます。

どれだけ文章量が多かったとしても、ナビゲーションウィンドウがあれば全体の章を把握しやすくなるので、途中でテーマがブレてしまう可能性を減らしながら章立てができるようになるでしょう。