Wordの「差し込み印刷」とは？
差し込み印刷とは、Wordで作成した文書の中にExcel等のデータを一部差し込んで印刷する機能です。Excel内のどのデータを差し込むか、Word内でどの位置にデータを差し込むかを指定してあげれば使うことができます。
差し込み印刷はがきの印刷をする時に特に便利です。Wordではがきのテンプレートを作り、そこにExcel上にまとめた宛名一覧から一人ずつ宛名を差し込めば、とても簡単に多数の人に向けたはがきを作成することができます。
手で書き換えて印刷することももちろんできますが、10人分を印刷する程度ならともかく、100人分となってくるとかなりの手間になります。手動の作業なので量が多いと人為的なミスも発生してくる可能性があります。
ここまでご説明した通り、Wordの差し込み印刷は覚えてしまえばとても便利な機能です。本記事では差し込み印刷の方法をご紹介していきますので、ぜひ書類作成に役立ててください。
Wordで差し込み印刷をする方法
同窓会のお知らせを卒業生全員に向けて送る場合を例として、Wordで差し込み印刷をする方法をご紹介していきます。
使用するファイル
これがWordで作成した同窓会のお知らせを通知する文書です。この文書の「▲▲クラス ●●様」にExcelから各宛名を差し込んでいきます。
これはExcelで作成した同窓会対象者の一覧です。クラス列と名前列の内容をWordに差し込んでいく形になります。
差し込み印刷の設定
では、まずはWordの「差し込み文書タブ」内の「差し込み印刷の開始」を選び「標準のWord文書」を選択してください。
続いて隣のボタンの「宛先の選択」を選び「既存のリストを使用」を選択します。
読み込む対象として、先程お見せした同窓会対象者一覧のExcelファイルを選びます。
このウィンドウが出てきますが何もせず「OK」を押します。
※今回用意したExcelファイルにはSheet1にデータが記載されている状態です。
すると「差し込み文書タブ」内の「差し込みフィールドの挿入」に、Excelで一番最初の行に記入した情報が各列のタイトルとして表示されるようになりました。今回挿入するのは「クラス」と「名前」です。
Wordの中で情報を差し込みたい位置を選びます。今回の場合「▲▲」と「●●」にあたる位置です。
「差し込みフィールドの挿入」より≪クラス≫と≪名前≫を挿入しました。
この状態でExcelからきちんとデータが差し込まれているか、結果を確認してみましょう。「結果のプレビュー」を選びます。
すると以下のようにデータが挿入されました。
- ≪クラス≫ → A
- ≪名前≫ → 赤木 洋輔
「結果のプレビュー」の隣にある「１」→「２」に変更するとExcelの２つ目のデータが挿入されることになるので、次の宛名が表示されます。
１、２、３・・・と番号を変えていくと、上から順に次々とExcel内の宛名が表示されていくのを確認できます。
差し込み文書を印刷
これで差し込み印刷の設定ができたので、最後にこれらを印刷します。印刷するには同じく「差し込み文書タブ」内の「完了と差し込み」を選び「文書の印刷」を選択します。プリンター環境を設定し印刷してください。
まとめ
まとめると次のように作業すれば、WordでExcelデータの差し込み印刷を行うことができます。
- Wordの文書テンプレートとExcelのデータファイルを用意する
※以降Wordでの作業
- 「差し込み文書」＞「差し込み印刷の開始」＞「標準のWord文書」を選択
- 「差し込み文書」＞「宛先の選択」＞「既存のリストを使用」＞用意したExcelファイルを選択
- Excelデータを差し込みたい位置にカーソルを置いておく
- 「差し込み文書」＞「差し込みフィールドの挿入」＞差し込むタイトルを指定
- 「差し込み文書」＞「結果のプレビュー」で動作確認
- 「差し込み文書」＞「完了と差し込み」＞「文書の印刷」で印刷