Wordで変更履歴を削除する方法
Wordには、文書の入力内容を変更した際に履歴をとってくれる「変更履歴の記録」という機能があります。
この変更履歴を使うと、校正したり添削してもらったりした文書の修正点を社内で共有する場合にとても便利です。しかしこれらの修正段階の情報には、社外には出したくない情報が含まれていることも多いはずです。
そこで今回はWordの変更履歴を削除する方法について、ご紹介していきます。
まずは変更履歴の記録から
まず変更履歴を記録するには「校閲タブ」内の「変更履歴の記録」をオンにします。さらに「変更内容の表示」から「すべての変更履歴/コメント」を選択すると、以下のような文章が表示されます。
- 削除された箇所
- 新たに入力された箇所
で表示されます。
ここからご紹介する内容のポイントとなるのは「校閲タブ」内にある「承諾」「元に戻す」機能です。
1つずつ変更履歴を削除する方法
それでは削除方法を見ていきましょう。
Wordで変更履歴を削除するには、先程紹介した「承諾」機能を使います。
「承諾」の中の「承諾して次へ進む」を選びます。
変更箇所が選択されるので、再度「承諾して次へ進む」を選びます。
先程まで新たに入力された箇所として認識されていた「Excel」部分が黒字になり、変更履歴の一部ではなくなりました。続けて「承諾して次へ進む」を選びます。
今度は削除された箇所として認識されていた「Word」部分が消え、履歴がなくなりました。
このように続けていくと、左から順に変更履歴の表示が１つずづ削除されます。
一括で変更履歴を削除する方法
続いては一括で変更履歴を削除する方法です。
「承諾」の中の「すべての変更を反映」もしくは「すべての変更を反映し、変更記録を停止」を選びます。
赤字で下線が引かれた箇所のみ残りました。これが変更履歴が削除され、最終的に入力された文書の状態です。
変更履歴を非表示にする方法
変更履歴は残ったままですが、見た目上非表示にして見えなくする方法もあります。
「変更内容の表示」から「変更履歴/コメントなし」を選択してください。
Wordの変更履歴を元に戻す方法
変更履歴を元に戻すには、「元に戻す」機能を使います。
変更履歴を1つずつを元に戻す方法
「元に戻す」の中の「元に戻して次へ進む」を選びます。
変更箇所が選択されるので、再度「元に戻して次へ進む」を選びます。
先程まで新たに入力された箇所として認識されていた「Excel」部分が消えました。続けて「元に戻して次へ進む」を選びます。
今度は削除された箇所として認識されていた「Word」部分が黒字になりました。
このように続けていくと、左から順に変更履歴の表示が１つずづ元に戻されます。
変更履歴を一括で元に戻す方法
続いては一括で変更履歴を元に戻す方法です。
「元に戻す」の中の「すべての変更を元に戻す」もしくは「すべての変更を元に戻し、変更記録を停止」を選びます。
赤字で取り消し線が引かれていた箇所が残りました。これが変更履歴が元に戻り、最初に入力した状態です。
ちなみに「変更内容の表示」から「初版」を選択することによっても、同様に変更履歴を一括で元に戻すことができます。
Wordの変更履歴という機能は文書の校正、添削等にとても便利なので、これまでご紹介してきた「削除」「元に戻す」機能を使って機密情報漏洩はしっかり防いだ上で、有効活用してみてはいかがでしょうか。